Fonctionnalités du logiciel

Créer un devis ou une facture

Recherche et affichage de documents

  • Le point d'accès à la base de données de vos documents est dans le menu principal "Documents"
  • Une zone de recherche unique permet de saisir du texte libre à rechercher dans votre base de données de documents. La recherche s'effectue dans les champs : nom, contenu, mots clés, détail, catégorie, adresse, famille, contact...
  • L'affichage des documents s'effectue sous forme de "boites" aux couleurs des documents (ou de "lignes", voir menu "Préférences"). Selon le type de documents des informations différentes sont affichées. Exemples : prénom, nom et adresse pour un contact, référence, date et montant pour une facture.
  • Si le nombre de documents dépasse la taille d'une "page", un menu de pagination permet de naviguer dans les pages de recherche des documents.
  • A chaque type de document existant correspond un bouton pour filtrer leur affichage, c'est à dire n'afficher que les documents du type sélectionné.
  • Le résultat d'une recherche peut servir d'objet à une modification globale d'attribut, utile pour la modification massive en une seule fois.

Eléments communs à tous les documents

Tous les documents de votre base de données possèdent les éléments suivants :
  • Un nom (ou une référence).
  • Une catégorie : texte libre permettant de différencier vos documents de même nature. Exemple : client ou fournisseur pour une fiche contact, ou encore Produit ou Service pour une fiche article.
  • Une zone de texte libre "contenu".
  • Une couleur, à choisir dans la palette proposée, pour trier vos documents visuellement à votre convenance.
  • A chaque document peut être associé un ou plusieurs fichiers joints, pour constituer une véritable gestion électronique de fichiers (jusqu'à 40Mo par fichier).
  • Il est aussi possible d'ajouter des commentaires à tout type de document, principalement pour constituer un suivi multi-utilisateur du document.
  • Des mots clés peuvent aussi être ajoutés aux documents, qui serviront dans la recherche.

Créer un contact

  • Un contact est un individu, possédant un nom et un prénom et des coordonnées : téléphoniques, électroniques (email) et postales (adresse géographique).
  • La saisie de l'adresse géographique est contrôlée et proposée suivant la base de données des adresses françaises. Ainsi, la syntaxe correcte et exacte de l'adresse sera enregistrée. Dès le moment où vous avez au moins un contact avec une adresse, un nouveau menu "Cartographie" est disponible.
  • La zone "catégorie" est un champ libre assisté permettant de différencier vos contacts : client, prospect, fournisseur, partenaire, etc...
  • Un contact peut être associé à une société : la zone société permet de saisir la nouvelle société du contact ou de sélectionner parmi les sociétés déjà existantes.

Import de données extérieures existantes

  • L'application propose d'importer dans votre base documentaire des données existantes au format CSV (texte séparateur points-virgule, exportable d'Excel)
  • Les principales données importables sont : votre catalogue produits, votre carnet d'adresse, votre historique de facturation.
  • Pour connaitre le nom des colonnes d'entête disponibles du fichier, effectuer simplement un "export" dans l'application, les noms des champs sont les mêmes à l'import.

Gestion de stock

  • En interne, le destockage des produits s'effectue par le bouton "destocker" présent sur les documents facture.
  • Le restockage des produits s'effectue par le bouton "restocker" présent sur les documents commande
  • La modification des stocks de produits peut s'effectuer par l'import de données brutes en CSV avec les champs "stockin" et "stokout"
  • Le champ stock d'un article accepte les calculs

Gestion de planning

  • Les événements peuvent se gérer dans une représentation de type planning mensuel.
  • Un système de récurrence permet de programmer des événements à intervalles réguliers ou suivant des règles usuelles (exemple le 3ème jeudi du mois)

Sécurité de vos données

  • L'hébergement du serveur de votre application est assuré par le plus gros hébergeur européen OVH.
  • La communication avec le serveur de l'application s'effectue en mode sécurisé et crypté HTTPS.
  • L'application vous permet à tout moment d'extraire l'intégralité de vos documents en un fichier d'export.


adminsociete.com gestionentreprise.fr regiefacture.net assogerance.org stockmagasin.fr caisseboutique.net software-agence.com